Una Intranet consente di aggregare il patrimonio informativo aziendale in una "libreria centrale" cui tutti gli utenti autorizzati possono accedere per pubblicare, consultare o prelevare materiale in base ai diritti d'accesso loro attribuiti.

Quando la Intranet oltrepassa i confini fisici dell'azienda, allora diviene Extranet, che per sua natura può essere utilizzata da qualunque luogo, infatti occorre solamente un dispositigvo di accesso ad Internet, fisso (PC) o mobile (palmare, smartphone).

Attraverso la propria Intranet, le organizzazioni devono essere in grado di:

• creare accessi strutturati alle informazioni trasversalmente ai sistemi aziendali più disparati;
• stabilire un ordine flessibile nella variabilità delle aziende, che sono soggette a continui cambiamenti.

L'implementazione di una Intranet permette di:

• Identificare, raccogliere e distribuire aziendali di particolare importanza;
• Andare oltre la ricerca automatica e meccanica, per fornire una sorta di sensibilità al contenuto;
• Interagire con ogni utente e la sua attività informativa fornendo un adeguato filtro, profilo e una capacità di categorizzazione che lo aiuti a sostenendolo in caso di overload informativo.

I portali aziendali definiscono un nuovo livello di informazione aggregata che cambia in modo radicale la natura del lavoro sul desktop.

La funzione innovativa risiede nell'abilità del portale aziendale di fornire una struttura alle informazioni, proponendo un percorso predefinito che possa essere "sfogliato" e personalizzato in base alle singole esigenze.

La intranet aziendale è uno degli strumenti al servizio del Knowledge Management

Knowledge Management

Il Knowledge Management é l'insieme di metodologie e tecnologie per la gestione della conoscenza e delle informazioni che costituiscono la risorsa aziendale di maggior valore.

Gli obiettivi fondamentali del Knowledge Management sono la collaborazione, la condivisione di informazioni e conoscenza tra le persone coinvolte in un progetto o, più in generale, in un'azienda considerata come sistema integrato.

La decentralizzazione delle attività, la pluralità delle sedi e la globalizzazione del mercato fanno sì che un'azienda oggi, per essere focalizzata sul proprio business, debba essere in grado di conoscere dove risiedano le informazioni chiave per la propria riuscita.

Il Knowledge Management é proprio la risultante di un processo sistematico di selezione, organizzazione, distribuzione e presentazione di tutte quelle conoscenze necessarie a migliorare la comprensione di quali siano i compiti e le responsabilità pertinenti ad ogni individuo in azienda.

Un sistema di Knowledge Management offre ad un'organizzazione l'opportunità di realizzare e gestire la propria Intranet per la condivisione di informazioni e per accrescere il patrimonio di conoscenza aziendale.